Wir rufen Ihre Interessenten an. Die Assistenz sagt, wer spricht.
Alesio ist ein Sprachassistent für Maklerbüros und Hausverwaltungen in Österreich, der Ihre Interessenten anruft, qualifiziert und einem Sammeltermin zuordnet. Sie sperren auf und wählen aus.
Der Rückruf ist die Arbeit, nicht die Besichtigung.
Die Anfragen kommen über Tage verteilt herein, und fast jede will dasselbe wissen: noch frei, ab wann, Haustiere, Besichtigung. Wer sie ernsthaft abarbeitet, verbringt damit Abende.
Dazwischen liegt, was gar keine Anfrage ist: Mitbewerber, die Ihr Objekt prüfen, Werbung, Bewerbungen auf etwas ganz anderes. Alles landet im selben Postfach.
Vierzig Anfragen, vier Fragen
Jede Anfrage will dasselbe wissen: noch frei, ab wann, Haustiere, Besichtigung. Dieselbe Antwort immer wieder zu tippen kostet einen Abend.
Dazwischen liegt, was keine Anfrage ist
Mitbewerber, die Ihr Objekt prüfen. Werbung. Bewerbungen auf etwas ganz anderes. Alles landet im selben Postfach.
Ein Drittel meldet sich nie wieder
Termin zugesagt, dann Funkstille. Wer nicht nachtelefoniert, hält halbleere Besichtigungen ab.
Wer langsamer ist, verliert
Interessenten schreiben mehrere Objekte gleichzeitig an. Die erste Antwort bekommt den Termin, nicht die beste.
Anfragen anrufen, qualifizieren und zu Sammelterminen bündeln.
Beispiel. Ein Interessent an einem Tag zwischen acht und zwanzig Uhr. Erster Anlauf um Viertel nach neun, nicht erreicht. Zweiter Anlauf um halb eins, erreicht, drei Minuten zwölf. Dritter Anlauf um Viertel vor vier, nicht mehr nötig. Zusammen achtzehn von dreihundert Minuten Gesprächszeit.
Sechs Stellen, an denen die Arbeit sichtbar wird.
Vom ersten Anruf bis zur Sperrliste. Jede Stelle ist im Cockpit einsehbar, und keine davon verlangt etwas von Ihnen, außer der letzten.
Gezeichnet, nicht aufgenommen. Die vier Ansichten aus dem Cockpit stehen weiter unten.
Jede Zahl auf dieser Seite hat eine Quelle.
3 Stunden Mindestabstand zwischen zwei Anläufen.
Was zwischen der Anfrage und dem Termin geschieht.
Acht Grenzen des Betriebs, jede an ihrer Stelle. Was Sie davon sehen, steht im Cockpit; was Sie davon tun, ist das Aufsperren.
Jede Anfrage wird eingeordnet.
Echter Mietinteressent, Akquise eines Mitbewerbers, Sonstiges. Nur die erste Gruppe wird angerufen.
Beispiel
Der Anruf steht an, nicht auf Ihrer Liste.
Die Reihenfolge ergibt sich aus dem Eingang und dem Abstand zum letzten Anlauf.
Zusage und Zeitfenster gehören zusammen.
Wer im Gespräch zusagt, bekommt einen Sammeltermin zugeordnet, noch im selben Anruf.
Drei Sammeltermine statt vierzig Einzelbesichtigungen.
Sie sperren dreimal auf. Die Auslastung je Termin steht im Cockpit.
Die vier Fragen sind vor dem Termin beantwortet.
Noch frei, ab wann, Haustiere, Besichtigung. Danach steht, ob es überhaupt passt.
Die Gesprächszeit hat eine Kante.
300 Minuten je Kampagne. Was darüber hinausginge, findet nicht statt und steht auf keiner Rechnung.
Alles landet im selben Postfach.
Portal, Formular, Mail, Telefon. Vorsortiert wird vor dem ersten Anruf, nicht danach.
Beispiel
Bis zu drei Anläufe, dann ist Schluss.
Verteilt über den Tag, mindestens 3 Stunden auseinander. Danach wird nicht mehr angerufen.
Vier Schritte über vier Tage. Zwei davon laufen ohne Sie.
Vier Schritte über vier Tage. Am ersten Tag starten Sie die Kampagne. Danach kommen die Anfragen herein und werden sortiert, laufend und ohne Ihr Zutun. Vom ersten bis zum dritten Tag wird angerufen, qualifiziert und einem Sammeltermin zugeordnet. Am vierten Tag sperren Sie auf und wählen aus.
Tag 1
Ein Klick im Cockpit, gebunden an ein Objekt. Damit steht fest, wer angerufen wird und wie lange telefoniert werden darf.
laufend
Jede eingehende Anfrage wird eingeordnet: echter Mietinteressent, Akquise eines Mitbewerbers, Sonstiges. Nur die erste Gruppe wird angerufen.
Tag 1 bis 3
Bis zu drei Anläufe je Interessent, verteilt über den Tag und nicht zur Unzeit. Im Gespräch werden die üblichen Fragen beantwortet und geklärt, ob es überhaupt passt.
Geführt werden die Gespräche von einem Sprachassistenten, der sich als solcher zu erkennen gibt. Wer lieber schreibt, bekommt eine Mail.
Tag 4
Im Cockpit stehen die Sammeltermine mit ihrer Auslastung, die Gesprächsprotokolle und die Bewerber. Der Teil, für den man einen Makler braucht, bleibt bei Ihnen.
Anfragen kommen weiter herein, während die ersten schon angerufen werden. Die Überlappung ist kein Fehler, sie steht so im Ablauf.
Nach jedem Anruf steht das Ergebnis im Cockpit.
Erreicht oder nicht, was besprochen wurde, wie lange gesprochen wurde und wann der nächste Versuch ansteht. Vier Ansichten, mehr braucht es nicht.
Vier Ansichten aus dem Cockpit, waagrecht zu blättern.
Beispiel. Namen und Nummern sind erfunden.
Zwei Grenzen, die im Code stehen, nicht im Angebot.
Ein Interessent wird bis zu dreimal angerufen, verteilt über den Tag und nicht zur Unzeit. Danach ist Schluss, und wer ausdrücklich nicht angerufen werden will, kommt auf eine Sperrliste.
Je Kampagne sind dreihundert Minuten Gesprächszeit gedeckelt. Was darüber hinausginge, findet nicht statt und steht auf keiner Rechnung.
Alle Beträge inkl. 20 % USt.
Was uns am meisten gefragt wird.
Merken die Interessenten, dass sie mit einem Assistenten sprechen?
Sie sollen es merken. Der Assistent gibt sich zu Beginn des Gesprächs als solcher zu erkennen. Wer lieber mit einem Menschen sprechen oder schreiben möchte, sagt das und bekommt es. Alles andere wäre weder zulässig noch klug.
Was passiert, wenn jemand nicht abhebt?
Es wird bis zu 3-mal versucht, über den Tag verteilt und nicht zur Unzeit. Danach ist Schluss. Wer ausdrücklich nicht angerufen werden will, kommt auf eine Sperrliste und wird nicht mehr kontaktiert.
Was passiert mit den Daten der Interessenten?
Cockpit, Datenbank und Protokolle liegen auf Servern in der Europäischen Union. Für die Sprachverarbeitung während des Gesprächs werden Dienstleister eingesetzt, von denen ein Teil außerhalb der EU verarbeitet; dafür bestehen Standardvertragsklauseln und eine Übermittlungsfolgenabschätzung. Getrennt wird je Kunde, technisch erzwungen bis in die Datenbank, kein anderes Büro sieht Ihre Anfragen. Beim Ende der Zusammenarbeit werden alle Daten restlos gelöscht, mit Bestätigung.
Wie schnell sind wir startklar?
Nach dem Erstgespräch dauert die Einrichtung in der Regel wenige Tage. Die erste Kampagne starten Sie selbst, sobald ein Objekt bereit ist.
Können wir das an einem Objekt ausprobieren?
Genau so ist es gedacht. Eine Kampagne gilt für ein Objekt. Sie sehen an einem einzigen Fall, was hereinkommt und wie viele Zusagen dabei herauskommen, bevor Sie es auf Ihren Bestand ausweiten.
Bekommen wir die Gespräche zu hören?
Sie sehen zu jedem Anruf das Protokoll: erreicht oder nicht, Ergebnis, Dauer. Was im Gespräch besprochen wurde, steht als Zusammenfassung dabei. Aufgezeichnet wird nichts.
Vierzig Anfragen, zwei Termine, kein Anruf von Ihnen.
Einmal ausprobieren, an einem Objekt.
Ein Gespräch von rund zwanzig Minuten. Danach wissen Sie, ob es zu Ihrem Bestand passt.
Erstgespräch vereinbarenEinrichtung in wenigen Tagen, monatlich kündbar.